Personeel appen buiten werktijd, hoe stop je dat?
In de horeca wordt op vrije dagen volop geappt over werk. Waarom dat gebeurt, wat de wet zegt en hoe je de meeste appjes voorkomt zonder verbod.
Appen buiten werktijd is in de horeca zo normaal dat niemand er meer van opkijkt. Maar het is bijna nooit gezelligheid. Het zijn vragen. Hoe maakte jij die dressing ook alweer? Waar liggen de dinerbonnen? Wat was er afgesproken met dat gezelschap van zaterdag? Degene die het weet is vrij. Het antwoord staat nergens. Hieronder lees je waarom dat zo werkt, wat de wet zegt en hoe je de meeste van die appjes voorkomt.
Waarom er op vrije dagen wordt geappt
Bijna elk werkappje op een vrije dag heeft dezelfde oorzaak: iemand heeft informatie nodig die alleen in het hoofd zit van een collega die er vandaag niet is. Niet uit geheimzinnigheid. Het is gewoon nooit ergens vastgelegd. De service draait door, de vraag komt op, en de snelste weg naar het antwoord is de groepsapp.
Per keer stelt het niks voor. Eén vraagje, dertig seconden. Maar voor wie het ontvangt betekent het: jij staat altijd aan. Je telefoon ligt op de bank en de zaak kan je vinden. Vrij zijn is dan iets anders dan niet ingeroosterd staan.
Wat het kost
Een vrije dag waarop je bereikbaar moet blijven is geen vrije dag. Wie steeds aan staat, herstelt niet echt. En horecadiensten zijn al lang en onregelmatig genoeg.
Op de lange termijn raakt het je team. Het verloop in de horeca ligt volgens ABN AMRO (2019) rond de 40 procent per jaar, met kosten van ruim 42.000 euro per bedrijf. Of mensen blijven, hangt ook af van hoe hun vrije tijd eruitziet. En er zit nog iets sluipends in: de collega die alles weet wordt onmisbaar. Klinkt als een compliment. In de praktijk betekent het dat diegene nooit met een gerust hart op vakantie kan.
Wat de wet zegt
Nederland kent geen wettelijk recht op onbereikbaarheid. In 2020 lag er een initiatiefwetsvoorstel, maar dat is nooit wet geworden. Er is dus geen regel die appen buiten werktijd verbiedt. Er is ook geen regel die je collega's verplicht om te reageren.
Om ons heen ligt dat anders. Frankrijk heeft sinds 2017 een recht op onbereikbaarheid voor bedrijven vanaf 50 werknemers. België volgde in 2022, vanaf 20 werknemers.
De meeste horecazaken zitten daar qua grootte sowieso onder. Dit ga je dus zelf moeten organiseren. Gelukkig zit de oplossing niet in regels, maar in waar de informatie in je zaak woont.
Waarom dit voor mij persoonlijk is
Ik heb bijna twintig jaar in de horeca gewerkt, op de vloer en als manager. En op mijn vrije dagen ging de telefoon. Waar liggen de dinerbonnen? Zijn de containers al geleegd? Wat was er ook alweer afgesproken?
Het waren nooit domme vragen. Het waren goede vragen, van collega's die gewoon hun werk wilden doen. Het frustrerende was dat het antwoord nergens stond, dus alles moest via mij. Op papier was ik vrij. In mijn hoofd stond ik nog in de zaak.
Daarom bestaat moonies. De kennis van de zaak hoort van de zaak te zijn, niet van degene die toevallig alles onthouden heeft.
Hoe je de meeste appjes voorkomt
Een app-verbod werkt niet. De vraag verdwijnt niet als het kanaal dichtgaat, hij wordt alleen dringender. Wat wel werkt: de reden voor het appje weghalen. Bijna elke vraag op een vrije dag is een vraag waarvan het antwoord ergens had kunnen staan.
- Leg de overdracht per service vast. Wat er vandaag speelde, wat kapot is, wat morgen anders gaat. Als de volgende service dat leest, hoeft niemand de vorige te storen.
- Zet afspraken op één vaste plek. Dat gezelschap van zaterdag, de gewijzigde levertijd, de actie die nog loopt. Eén versie die klopt.
- Maak recepten en werkwijzen vindbaar. Staat de dressing met de juiste verhoudingen ergens, dan hoeft niemand degene te appen die hem altijd maakt.
- Spreek af: eerst zoeken, dan appen. Werkt alleen als zoeken sneller is dan appen. Midden in de service moet het antwoord er in seconden zijn, anders wint de groepsapp altijd.
En de groepsapp zelf? Daar staat alles wel ergens in. Maar onder driehonderd berichten over diensten ruilen vind je het niet terug. Dus stel je de vraag opnieuw, aan degene die toevallig vrij is.
Veelgestelde vragen
Mag ik mijn personeel appen buiten werktijd? Het mag, er is geen wet die het verbiedt. Maar je collega's zijn buiten werktijd ook niet verplicht om te reageren. Wie op een vrije dag structureel werkvragen beantwoordt, is gewoon aan het werk.
Is een verbod op werkappjes een goed idee? Meestal niet. De vragen zijn echt, alleen het moment klopt niet. Zolang het antwoord in iemands hoofd zit, blijft de vraag komen. Regel eerst waar de informatie woont, dan drogen de appjes vanzelf op.
Hoe voorkom ik dat één collega altijd het aanspreekpunt is? Door de kennis los te koppelen van de persoon. Recepten, werkwijzen en afspraken op een plek waar het hele team bij kan. Dan is het antwoord van de zaak, niet van één iemand.
Waar moonies past
Hier is de overdracht in de Geheugen-module voor gebouwd. Aan het eind van je service leg je vast wat de volgende service moet weten. Die leest het aan het begin, en de vraag die anders bij een vrije collega in de app belandde, is al beantwoord.
Daaromheen staat de rest van de kennis van je zaak: recepten, werkwijzen, afspraken en leveranciers, doorzoekbaar in seconden. Vastleggen is geen doel. Terugvinden wel, want dat is de enige manier om "app anders even Sam" te vervangen.
Meer lezen: kennis vastleggen bij personeelsverloop en waarom kennis nooit wordt opgeschreven. Wat het kost staat op de prijzenpagina, zonder verrassingen.